Enrique Dans

Aún no he tenido la oportunidad de visitar las nuevas oficinas de Dropbox, pero me gustaría poder hacerlo en algún momento, porque todo lo que voy leyendo sobre su rediseño radical me gusta mucho y tiene que ver exactamente con las cuestiones que llevo mucho tiempo defendiendo: la necesidad de rediseñar la oficina para convertirlas en un lugar para la interacción, en el contexto de compañías declaradas virtual-first en las que el trabajo se desarrolla principalmente y habitualmente desde casa.

Dropbox, en efecto, ha reabierto sus oficinas, pero con un detalle fundamental: ya no son oficinas como tales. Ahora son sitios pensados para proporcionar oportunidades para la interacción entre personas, sean los propios trabajadores o sus invitados (clientes, socios, colaboradores, etc.), en el tipo de ambientes en los que resulta agradable reunirse. La idea es que un trabajador no puede ya simplemente tratar de ir allí de nueve a cinco para sentarse en un sitio y trabajar, porque las instalaciones no están pensadas para ello. La compañía ha publicado para sus trabajadores un muy interesante y recomendable Virtual First Toolkit para que entiendan el nuevo enfoque, les ha dado la bienvenida a sus oficinas, rebautizadas como Dropbox Studios, pero les ha explicado que, a partir de ahora, la normalidad será completamente diferente.

Según un estudio reciente de The Economist, los trabajadores del conocimiento se concentran mucho mejor en sus casas, y pueden estar tan comprometidos con sus compañías como antes. De hecho, en las encuestas internas realizadas por Dropbox, la mayoría de los empleados afirmaban que podían ser productivos en sus casa (casi el 90%) y que no querían volver a una rígida semana laboral de cinco días en la oficina. Durante la pandemia, la compañía no solo ha sido perfectamente capaz de seguir prestando servicios a sus clientes sin ningún tipo de discontinuidad, sino que, además, ha seguido trabajando en nuevos productos y funcionalidades. En el caso de algunas compañías tecnológicas, como Microsoft, el rendimiento de los trabajadores han sido incluso mayor durante la pandemia, lo que ha motivado que la compañía los recompense con unas vacaciones y un bonus adicional.

Sin embargo, las cosas tampoco son ideales cuando se trabaja desde casa. Las compañías necesitan adaptare a ello, de manera que no todo se convierta en una videoconferencia permanente – el recurso a las metodologías asíncronas es fundamental – y los trabajadores no se sientan sometidos a constantes notificaciones o tengan sensación de distanciamiento o de aislamiento. Las culturas corporativas pueden verse amenazadas por una ausencia total de interacción personal, que tiende a hacer algo más difícil la comunicación y a complicar el desarrollo de, sobre todo, nuevos proyectos.

Muchas de las percepciones que algunos tienen sobre los problemas del trabajo distribuido no son reales: por ejemplo, no existe ninguna prueba de que esos encuentros casuales en la oficina sean necesarios para la innovación, y todo apunta a que nos encontramos ante uno más de esos mitos que las personas se inventan para evitar el cambio. Pero sí pueden existir funciones para la oficina que refuercen la vinculación y que permitan otro tipo de posibilidades, sobre todo en el ámbito de lo social. Para esas cosas, contar con una oficina es importante, pero en ese caso, reducir la idea de una oficina a un lugar donde cada uno se sienta en un sitio a trabajar es absurdo. Y el enfoque de rediseño adoptado por Dropbox me parece, en ese sentido, brillante – porque, además, en ese nuevo desarrollo del trabajo distribuido pueden jugar un papel importante las propias herramientas que la compañía comercializa. Es, en todos los sentidos, predicar con el ejemplo.

Volver a la oficina está resultando para muchos una sensación extraña: es el momento, precisamente, de aprovechar esas sensaciones para plantear cambios, para modificar la forma de trabajar, y sobre todo, para cambiar las percepciones que teníamos sobre lo que es una oficina. Hacer el trabajo distribuido posible para cuantas más personas mejor es una meta necesaria para, además, contribuir a mejorar nuestra calidad de vida y el funcionamiento de las ciudades, para reducir los miserables desplazamientos recurrentes «todos a la misma hora» resultantes en infernales atascos, y para mejorar nuestra relación con el trabajo. Pero para que todo eso funcione, hace falta que las compañías sean conscientes de ello, y hagan lo posible por no volver a como trabajábamos antes de la pandemia, por no tratar de hacer un viaje en el tiempo a febrero de 2020. Febrero de 2020 ya pasó, y hemos vivido mucho desde entonces: aprovechemos la pandemia para introducir cambios en cómo hacemos las cosas. Vale la pena.

This article is also available in English on my Medium page, «Companies everywhere: go virtual-first and follow Dropbox’s reinvention of the office«