El secretario de estado de salud del Reino Unido, Matt Hancock, ha prohibido al Servicio Nacional de Salud (NHS) la adquisición de faxes, una tecnología que – con muy buen criterio – considera obsoleta y lista para su sustitución por el correo electrónico.
La aproximación del Servicio Nacional de Salud me evoca otros procesos de jubilación de tecnologías obsoletas en organizaciones que he vivido, y me lleva a plantearme hasta qué punto son eficientes. Hace muchos años, las compañías dejaron de adquirir máquinas de escribir, y sin embargo, las pocas que quedaban se seguían, en muchos casos, guardando como oro en paño porque algunas personas que no sabían cómo generar etiquetas fácilmente en un programa de proceso de textos consideraban que era más sencillo meter el sobre en una máquina de escribir y teclear la dirección. Muchos años después, aún quedaban máquinas de escribir en algunos departamentos, simplemente por no haber llevado a cabo un proceso de sustitución bien planificado.
El fax es una tecnología que muchas compañías aún consideran fundamental, sea por la extensión de su uso entre sus proveedores o clientes, o por factores como el hecho de que un documento firmado y enviado a través de fax sea considerado con validez legal, algo que resulta relativamente más engorroso obtener cuando se usa correo electrónico. El uso del fax, sin embargo, dificulta la trazabilidad de la información al pasarla de digital a analógica y hace que resulte difícil garantizar quién recibe realmente el documento, una simple hoja de papel impresa al otro lado sin que pueda verificarse quién la vio o la recogió, lo que plantea importantes problemas de confidencialidad cuando hablamos de información relativa a la salud de las personas, lo que hace que su uso plantee importantes inconvenientes.
¿Cómo debe llevarse a cabo un proceso de transición tecnológica como este? La idea de prohibir la adquisición de nuevas máquinas lleva a que se dejen de sustituir máquinas que se estropean, siempre que estas máquinas con problemas de funcionamiento no se intenten reparar más allá de lo que sería razonable, llevando a incurrir en un incremento del presupuesto de mantenimiento, o no sean utilizadas mucho más allá de su vida útil razonable, lo que puede generar auténticas «islas tecnológicas» en las organizaciones en las que persisten tecnologías obsoletas que no son utilizadas en ningún otro sitio y que ponen en peligro tanto protocolos de seguridad como incluso la imagen corporativa. En ese sentido, una aproximación más radical sería no tanto la prohibición de adquirir nuevas maquinas, sino la prohibición total de su uso, acompañada por una serie de protocolos para su sustitución, un procedimiento que implica rediseñar procesos y plantear las alternativas adecuadas con un mayor nivel de seriedad, o bien mantener únicamente una única alternativa centralizada y bajo control para casos de excepción en los que, por la razón que sea, no sea posible utilizar otra tecnología.
En el uso corporativo, el fax es cada vez más propio de compañías o bien anticuadas, o bien que se ven obligadas a mantenerlo debido a prácticas similares en sus proveedores o clientes. En ese sentido, forzar una sustitución que puede generar problemas comerciales o de interlocución puede ser complicado. Pero considerar esa circunstancia como una necesidad de mantener tecnologías claramente obsoletas debe ser algo que necesita plantearse con el adecuado pragmatismo, por mucho que su uso se considere arraigado o que se tenga familiaridad con él. Notificar a esas entidades externas del proceso gradual de retirada, ofrecer canales alternativos para el envío de la información o ponerse a su disposición para hacer más sencilla esa transición es algo que puede ser llevado a cabo cuando la posición negociadora lo favorece, pero mucho más complejo cuando se trata de PYMES o de compañías que no poseen la capacidad de hacer que otras más grandes cambien sus procedimientos. En esos casos, mantener el procedimiento obsoleto puede ser necesario temporalmente hasta que se disponga de una alternativa, aunque puede ser recomendable otorgarle el adecuado carácter de excepcionalidad, ponerlas bajo control, y forzar a la organización a adoptar tecnologías más acordes con los tiempos.
¿Tiene el fax todavía un uso habitual en vuestras organizaciones? Si es así, ¿está previsto sustituirlo? ¿Qué otras tecnologías siguen usándose a pesar de resultar claramente obsoletas?
This post is also available in English in my Medium page, “Fax for the memories, or how to retire obsolete technologies»
Pues el fax no sé, pero el burofax tiene una validez total. Yo con los emails puedo borrarlos en el punto de recepción y aducir que nunca llegaron. El protocolo 821 de emails me permite enviar emails al vacío, sin acuses de recibo.
Creo que darle la obsolencia a las cosas está bien, pero debe haber un sustituto viable que pueda asumir las mismas funciones y más, y de manera más eficiente. Si no, puede pasar como con la sustitución de las repúblicas españolas, que fueron peores que a lo que venían a sustituir. O en lo estrictamente tecnológico pienso que Elon Musk automatizó las plantas de coches y acabó con más empleados que con menos, por lo que acababa gastando más que Ford en hacer cada coche.
Tampoco las tecnologías acaban de morir. El vinilo está de renacimiento, hay miles de radioaficcionados, hay más canales de radio FM que nunca y en digital caben más aun, la tele se resiste a morir tras dos décadas de internet y hasta los telares se siguen usando en los países productores de ropa.
El fax será niche y minoritario, pero seguirá. Aunque sea por los burofax y sus implicaciones legales.
El burofax no tiene nada que ver con el fax, aunque el nombre se te parezca. La mayor parte de los burofaxes se remiten o bien por correo convencional, o cada vez más, por medios exclusivamente digitales y online, no mediante un fax…
En los juzgados se usa muchísimo, para notificaciones o comunicaciones con despachos. Hasta la implantación de Lexnet era casi obligado tenerlo, y a día de hoy algún juzgado recibe o envía por fax, si no queda más remedio.
No sé qué es más inquietante: que una empresa todavía utilice los antediluvianos, caros y cutrísimos faxes, que lo hagan sus clientes o que lo hagan sus proveedores. Pero en los tres casos la conclusión es la misma: estás acabado. Estás acabado por vivir en el pasado, y lo que es peor, también estás acabado porque tus clientes y proveedores también están igual de acabados y son igual de antiguos que tú.
Yo, si voy a algún sitio y veo que todavía tiran de fax, salgo corriendo.
Antediluvianos, caros y cutrísimos: Hace años que cualquier fabricante de impresoras multifunción ofrece versiones con posibilidad de fax, que pueden costar entre 20 y 50 euros más que sin él, y permiten enviar y recibir desde el ordenador en archivo de imagen o pdf sin necesidad de imprimir el documento. Y si hablamos de fotocopiadoras , sus sistemas de fax se pueden integrar con aplicaciones de gestión documental con mayor o menor éxito.
En cualquier caso, me parece igualmente una tecnología que no va a ninguna parte, quizás podría tener sentido hasta hace 10 años en localidades con acceso precario a internet sin adsl ni fibra, pero en la actualidad con el uso de smartphones y redes móviles ya no hay excusa.
En mi empresa (y probablemente en otras muchas) el fax se mantiene únicamente por una mezcla de tradición(vamos, por no darlo de baja y ahorrarse los 15 euros/mes) y deferencia hacia unos pocos clientes, que no hacen salir huyendo a nadie, simplemente son 3 o 4 de toda la vida, de los que no depende el negocio, y a los que no quieres dejar tirados porque sigan trabajando «a su manera» hasta la jubilación. Todo sea dicho, suele tratarse de autónomos o pequeños talleres de facturas en talonario a boli, no conozco el caso de empresas informatizadas que sigan usando el fax como sistema habitual de comunicaciones.
Sigo siendo poco o partidario de prohibir salvo que sea imprescindible. Si alguien lo considera conveniente ¿por qué hay que prohibir el uso del fax?.
En mi casa tuve un fax, porque entonces lo precisaba para mi negocio particular. Poco a poco deje de tener la necesidad de utilizarlo y cuando ya era anecdótico tener que enviar o recibir fax, utilizaba un programa que generaba un fax virtual, vía modem. Nadie me dio la orden de tirarlo, pero el programa de modem, debió quedar en algún ordenador obsoleto porque ha desaparecido de mi vida.
En cuanto a la máquinas de escribir, aun guardo una Olivetti eléctrica portátil, creo que hará quinquenios que no la he utilizado pero es una especie de recuerdo personal, que conservo, como conservo la pluma Parker, la calculadora programable Casio, la regla de cálculo o la caja de compases.
Hoy precisamente comentaba en otro lugar que han desaparecido los SMS, como antes desaparecieron los telex y el telegrama y prácticamente ha desaparecido el correo personal, queda algo de correo generado por ordenador, que hoy podría viajar por email, El administrador de la comunidad es el único que manda los documentos en sobres con sello de correos. Si Hacienda admitiera como comprobante facturas en digital o copia hecha en tu ordenador posiblemente podríamos prescindir de los los buzones de correos.
No creo que haya habido una necesidad de una orden ministerial para finalizar el uso de estos medios de comunicación, se acabo el utilizarlo lentamente, como ha acabado el uso del Morse o las señales de humo.
Vayamos por partes que dijo Jack.
Es verdad que el fax en cualquier sistema de salud que quiera cumplir con el rgpdp deberia haber sido nukeado (masacrado por Duke Nukem, un viejo juego de los Pentium) con la LOPD que establecía el mayor grado de protección para los datos personales de salud, peeero… Aplica eso a consultorios en sitios como las Alpujarras, las Hurdes y demás sitios donde la orografia hace algo endiablado la comunicación por microondas (3G, 4G…) y donde la centralita telefónica está a más kilómetros que Móstoles de Madrid, y lo que vuelve al ADSL inviable. El Pero los módem de 56k siguen ahí con su capacidad de transmitir por el par de cobre pelado. A fin de cuentas en Soria, los Monegros o la Alcarria (menos densidad de población que Siberia) tienes mayoritariamente una meseta llana que facilita ese tipo de enlaces por microondas que han sido la base para redes alternativas a las de Timofonica. Cualquier portátil con un Pentium III viene equipado de serie con eso, y con lo que no necesitas mantener una legión de fax de papel térmico, te puedes sino recoger lo que ya compraste, equiparlo con Linux para evitar las vulnerabilidades de XP y a dar servicio seguro con usar una trasmisión encriotada en lugar de un fax que sólo necesita pinchar el hilo para acceder a todo.
Por otro un cliente mío y sigue empeñado en no tener ADSL y las empresas le mandan las ofertas por fax que recibe su módem externo USB. ¿Obsoleto inseguro y fuera de mercado? NO. Los bares que son sus clientes pasan los pedidos por teléfono o WS, se los da a la empleada que prepara el pollo y los huevos, y mientras el a recorrer Madrid entregando en mano. Del 386sx pasó al Duron 800 siempre por imperativo legal, pero curiosamente mucho más seguro, y porque sus equipos no se conectan a Red ninguna que pueda infectarlo por un escaneo de puertos y virus, no tiene ataques DDOS, y y como tanto el Contaplus como el Windows Le piden usuario y PW, pues cumple la LOPD. Porque contra lo que nos han vendido para llevar una contabilidad no necesitas un i5 con 4GB… Una simple Raspberry Pi te vale.
Muchas gestoras todavía guardan sus Olivetti porque todavía con formularios por triplicado en papel autocopia podrían seguir trabajando si se va la luz por horas y no solo 15 minutos con los SAIs para pequeño negocio. Algo que mira por donde una Raspberry con una pantalla canija y un par de Power Banks de los de móvil te pueden dar horas… Un protocolo inseguro debería sustituir en el momento El lápiz de los rusos sigue ganando al boli de gel americano por lo mismo que el AK47 a muchísimos competidores: sencillez y fiabilidad.
No hace falta irse a las Alpujarras. En pleno centro de Madrid, el Centro de Salud con el que tengo que trabajar ( soy médico en una residencia de ancianos )se utiliza el fax para comunicar las incidencias clínicas de los residentes/pacientes. Cuando hace dos años les plantee si no era mejor utilizar el correo electrónico me dijeron simplemente que era un lío y que no lo leían
Esa es una guerra larga. Hace muchos años que en mi trabajo he bregado por desterrar el fax (cosa lograda hace poco, pero no por mí, sino porque alguien con poder -trabajo en la Administración- se dio cuenta de lo inútil de ese aparato o, simple y más probablemente, le tenía manía). Mi guerra ahora es jubilar las impresoras antes de jubilarme yo mismo, dentro de dos años, pero esa batalla la voy a perder: en una Administración pública envejecida como no lo ha estado nunca y en la que se sigue creyendo que la tecnología es cosa de secretarias y de administrativos (aunque en las empresas racionales éstos han desparecido completamente y aquéllas quedan limitadas ya al servicio de los altísimos cargos), se consumen alegremente en mi unidad quintales y más quintales de papel. Quintales al año, no exagero. Predico con el ejemplo: en mi mesa no se ve un papel; entre el PC y mi tableta (eso sí, la tableta adquirida con mis medios, si espero a que me suministren una…) gestiono toda la morralla burocrática de una forma mucho más eficiente y cómoda que rodeado de montañas de fibra de árbol muerto.
Pero todo es inútil: todos los días contemplo, impotente y frustrado, al mismo señor que se imprime todos los mensajes de correo electrónico que recibe («para su archivo y constancia», dice)
Como profesional liberal, mis clientes suelen ser más autónomos o pequeñas empresas que grandes corporaciones. Sin embargo, detrás siempre hay personas que pueden presentar mayor o menor resistencia a cualquier tipo de cambio.
Suelo ser radical, hace tiempo que me deshice del fax y de la máquina de escribir. Mis comunicaciones se han modernizado del mismo modo.
En general, la inercia domina a las personas con las que trato, así que cualquier cambio es un problema, por eso lo fuerzo al máximo, dentro de mis posibilidades.
Intento ser razonable con aquellos, más por nivel educativo que por edad, que tienen especial dificultad.
Por ejemplo, algunas compañias de seguros, obligan a darse de baja utilizando fax como medio, y ¿porqué obligan al uso del fax?, pues digo yo que para entorpecer lo más posible que te des de baja de su producto.
EL fax tiene sus usos y prohibirlo no me parece lo más adecuado.
Por ley tienes derecho a darte de baja de cualquier servicio de la misma forma que usaste en el alta. Por lo demás, darse de baja en un seguro es especialmente fácil, simplemente no pagues (o devuelve) la siguiente cuota. Ninguna compañía de seguros te va a mantener de alta si hay una cuota impagada, y no genera deuda porque nunca llegaste a estar asegurado en el periodo impagado.
sería interesante ver cómo han resuelto el tema del fax en Japón y China donde el fax tiene sentido en la comunicación a través de ideogramas.
las personas mayores de esos países están incómodas con el alfabeto silabico por el que abren los menús de los ideogramas en un ordenador. la comunicación culta en esos países requiere el conocimiento de arredor de 10000 ideogramas, y obviamente no hay un teclado con 10000 teclas. es por ello que las personas mayores en esos países se encuentran muy cómodas con el fax al transmitir dibujos. Seguramente su uso masivo que han durado tanto.
Bueno, hace años (pero muchos) que ordenadores y teléfonos permiten escribir en chino, japonés y otros idiomas con ideogramas usando teclados QWERTY, físicos o virtuales: https://en.wikipedia.org/wiki/Input_method
La noticia del NHS refleja la realidad vivida en UK de burocracia y falta de humanidad, tal vez aliviada por la cantidad de enfermeras españolas que han encontrado un contrato laboral.
El cine de Ken Loach es un reflejo fiel de lo que vive la gente normal en UK, esa que tampoco lee este blog aquí, en «I, Daniel Blake» se refleja la angustía burocrática de un pobre hombre, de un pais que en 2018 evoluciona del FAX al correo electrónico. ¿ Cómo podremos llamarle neofaxistas? adjunto una sinopsis del film y el modern day Britain
Sinopsis Film: (https://www.screendaily.com/news/ken-loach-starts-i-daniel-blake-shoot/5096060.article)
«The film stars Dave Johns in the title role and Hayley Squires as the female lead.
The story centres on Daniel Blake, 59, who has worked as a joiner most of his life in the North East of England and needs help from the State for the first time ever following an illness. He crosses paths with a single mother Katie and her two young children, Daisy and Dylan. Katie’s only chance to escape a one roomed homeless hostel in London is to accept a flat some 300 miles away. Daniel and Katie find themselves in no-man’s land caught on the barbed wire of welfare bureaucracy now played out against the rhetoric of ‘striver and skiver’ in modern day Britain.»