El País publica un artículo sobre la gestión del correo electrónico, «Y el síndrome de Diógenes llegó al ordenador» (pdf), inspirado en aquella vieja entrada que publiqué en 2005 sobre la gestión personal de mismo. Para el artículo mantuve una conversación telefónica larga con su autora, Cristina Castro, que me llevó a pensar un montón en cómo han cambiado las cosas desde la fecha de publicación original de mi entrada, hace ahora cuatro años, un mes antes del debut en la red de ese Gmail de Google que para mí marcó un antes y un después en la gestión del correo electrónico: antes de Gmail, me dedicaba a ejercitar lo que llamaba «el perfil auditor»; clasificar mis correos, meterlos en carpetas, hacer copia de seguridad cada cierto tiempo… el programa que usaba, Outlook, permanecía siempre abierto en mi máquina devorando memoria, tenía una búsqueda que no era ni buena ni mala, sino simplemente patética, y si pretendía acceder desde la web, me hacía usar aquel OWA que parecía un chiste de feo, lento y malo que era. Y si quería tener mi correo en la web, mi alternativa era usar correos como Hotmail, Yahoo! o Terra que insertaban publicidad en el pie de mis mensajes, que me daban unos pocos megas de capacidad, y que estaban habitualmente de spam hasta las orejas.
Cuatro años después, mi correo está todo en la red (tras cuatro años sin hacer clic en el icono de Outlook, ya casi ni recuerdo como era), accedo a él desde cualquier sitio y dispositivo, busco en él y encuentro siempre lo que necesito, tengo ocupados 5.6GB (32%) de 17.1GB disponibles, ocupo únicamente la memoria que usa mi navegador, el spam ni lo veo porque se organiza él solito en su carpeta sin intervención mía de ningún tipo, y unos cuantos filtros automáticos son toda la organización que necesito. Hoy en día, mi organización del correo es, como comentaba en mi entrada de Marzo de 2005, puro Síndrome de Diógenes: no borro prácticamente nada, almaceno todo en aparente desorden, pero cada vez que necesito algo de mis últimos cuatro años de correo, lo encuentro sin ningún problema esté en un ordenador o en un teléfono móvil. La tecnología, la buena tecnología, me ha permitido una gestión infinitamente más eficiente a cambio de una inversión en recursos personales muy inferior.
Que viva Gmail y que viva Diógenes :-)
ACTUALIZACIÓN: El artículo original aparece ahora reseñado también en La Repubblica, «Nella casella di posta arriva la Sindrome di Diogene«.
Me parece que la idea de guardar los mails para poder luego recuperarlos en caso de necesidad sea calificada de síndrome de diógenes está cogida con alfileres. Y eso sin recordar lo ya tan manido de que Diógenes no acumulaba cosas sino todo lo contrario (ver wikipedia)
Hola Enrique,
yo hasta ahora hacía como tú, sindrome de Diogenes. Pero hace poco me instalé en el navegador Xoopit. Este addon para Firefox reune todas las fotos y videos de tu Gmail, de modo que este a mano y más visible. Me he dado cuenta de la basura que almaceno en mi correo debido a los famosos forwardings de los amigos, compañeros y cuñados. Esos correos al menos si que voy a empezar a borrarlos.
Un saludo
Jaume
A pesar de los filtros de Gmail, resulta muy difícil encontrar la información cuando hay muchos correos almacenados, y en Gmail es fácil tener miles de correos de los que no necesariamente recordamos la palabra clave.
Hay un montón de información irrelevante que se debe borrar. Tan solo porque hay espacio no quiere decir que hay que llenarlo absolutamente.
Borrar sigue siendo útil.
Yo lo llevo a un extremo: no organizo, ni borro. Busco con google desktop en el outlook en mi ordenador de cinco años (y cinco años de correo) y me va bastante bien. Supongo que un día el pst de outlook será demasiado grande, pero creo que aún tengo margen.
Aunque lei ese post de Enrique de hace cuatro años, he seguido utilizando Outlook, sobretodo por la organización de carpetas. Sin embargo desde 2 semanas, y parece que de forma definitiva, he dejado de utilizar este sistema de almacenamiento de outlook. Sólo me queda desinstalarlo de mi máquina, lo que ocurrirá en pocas horas, en cunato termine de enviar los contactos a Contact de Gmail y a mi iPhone.
#1 Por cierto Diogenes, se caracterizaba por el total abandono personal y social y por el aislamiento voluntario en el propio hogar, acompañado en muchos casos por la acumulación de dinero y de desperdicios.
Yo no veo que esté cogida con tantos alfileres la comparación, porque Outlook te lleva precisamente a un cierto aislamiento, que se corrige en cuanto dejas de utilizarlo, y puedes salir a buscar tu correo a cualquier lugar del mundo, sin tener que encerrarte en tu portatil o pc de sobremesa.
Considerando la cantidad de cosas irrelevantes que recibimos por correo coincido con que no es conveniente a largo plazo almacenar todo.
Mi experiencia se deriva de archivos Outlook de varios años guardados en la PC e indexados con Google Desktop, a pesar de que los he filtrado bastante siguen siendo inmensos. En resumen la práctica me ha ido llevando a almacenar una parte importante de las cosas pero no todo, hay muchos correos que desde el primer vistazo se ve que son borrables. La prueba del tiempo es interesante, revisiones periódicas a este archivo (cuando no hay otra cosa que hacer) permiten detectar cosas que llevan a preguntarse ¿porque guardé esto? .
A la larga se hará muy difícil encontrar la información precisa en esa enormidad de cosas guardadas. De todas formas lo peor está por delante, somos «digitales» hace relativamente poco pero ¿por donde andará el volumen de información guardada dentro de 10 años? El hecho de usar correo online gratis y no el costoso espacio (en dinero y backup) de la PC no cambia esta realidad.
Hoy voy a ser bueno Enrique, creo ? ….. ;-)
Una consideración inicial y general para los que tenéis el sindrome descrito: todo ese volumen de información es personal o «corporativa»?
Si es personal «no comment», allá cada cual con su información….. Ahora bien, si es corporativa (tan fácil de entender como información que se deriva de las funciones que se desempeñan en el contexto de la relación laboral) no tengo tan claro que ésta sea una buena práctica. A priori, acostumbran a ser propiedad de la empresa, última responsable de todo lo que hagáis con ella. Por varios motivos:
a) No se trabaja en equipo en vuestras respectivas empresas ? o dicho de otra forma, no se comparte info ? y si se hace, cómo? reenviando todo por correo ? duplicación de información? tráfico innecesario ? ummmm, me parece que no es lo mejor no? o si?, no sé…
b) No digo que esté ni bien ni mal sino todo lo contrario pero me parece que la concepción del correo y por tanto de la cuenta no es para nada servir de repositorio centralizado y eterno de información. El equivalente es el correo postal, todo lo guardais ? únicamente es un medio de intercambio, el almacenamiento debe buscarse fuera !
c) Por otro lado, de verdad tenéis confianza ciega en que esa ingente cantidad de info siempre estará ahí ? No se os pasa por la cabeza el postulado nº1 de Murphy (Si algo puede salir mal, saldrá mal). Qué pasa si de un día para otro desaparece todo ? Que un papel diga que eso no pasará no me sirve.
d) y temas legales ? sabéis que la LOPD obliga a cancelar los datos una vez que la finalidad o tratamiento por el cual se recabaron ha finalizado ? podéis asegurar que no tenéis ni un sólo dato cubierto por la LOPD ? un cv, una lista de alumnos con notas, etc. etc.
Como ejemplo práctico decir que en mi organización se borran cada mes todos aquellos correos con una antiguedad > 3 meses. Os aseguro que los más de 3500 usuarios trabajan igual o mejor que antes (cuando tenian el sindrome!). No sabéis los Tb que nos hemos ahorrado en espacio totalmente innecesario.
Yo en realidad uso poco el correo electronico, estoy mas acostumbrado al uso del telefono, tengo dos cuentas de correo, el Gmail solo tengo BACN y en el otro descargo todo en Thunderbird, que se puede configurar para borrar automaticamente mensajes de determinada antiguedad (en este caso, un año); pero los mensajes de familiares y amigos (fotos y videos adjuntos) que llego a recibir los destaco con estrellas y estos no se borran
Enrique me parece excelente su página,
Respecto al articulo es innegable que el correo y gdocs, y muchos de los servicios de google superan 100 veces a su competidores, PEERO, PEEERO, he leido en varios blog como google se permite examinar,clasificar y quien sabe que mas cosas con nuestros correos, y como sé que ha sido un defensor de la privacidad,
¿hasta donde hemos de permitir servicios «gratuitos» a costa de nuestra privacidad?.
Gracias-
Para los que quieran trasvasar correo de gmail hacia otros programas (como outlook, thunderbird, etc.) y a la inversa:Como importar tu correo electrónico a Gmail desde cualquier programa (Outlook, Thunderbird, Apple…).
Instrucciones para hacerlo sin tener que comprar ningún programa para la importación/exportación.